Sağlık Kurumlarında Sürekli İyileştirme Modelleri ve Performans Yönetimi
Merhabalar. Ben Fatih İlyas ÇAM. Hacettepe Üniversitesi Sağlık Yönetimi bölümü 4. Sınıf öğrencisiyim. Bugün sizlere sağlık kurumlarında kullanılan sürekli iyileştirme modelleri ve performans yönetimi hakkında bilgilendirici bir blog yazısı sunacağım. Şimdiden okuyuculara kıymetli zamanlarını ayırdıkları için teşekkür ederim.
- SÜREKLİ İYİLEŞTİRME MODELLERİ
Sağlık kurumlarında sürekli iyileştirme modelleri ve performans yönetimi; sağlık hizmetlerinin kalitesini artırmak, klinik ve finansal verimliliği sağlamak, hasta memnuniyetini üst düzeylere çıkarmak için kullanılan kritik yaklaşımlardır.
Sürekli iyileştirme, hizmet kalitesini ve süreçlerin devamlı olarak geliştirilmesini amaçlar. Yaygın olarak kullanılan 5 adet sürekli geliştirme modeli bulunmaktadır. Bu modeller;
- PDCA Döngüsü
- Six Sigma
- Kaizen
- Lean Sağlık
- Baldrige Mükemmellik Modeli olarak bilinmektedir.
Bu modeller, sağlık kurumlarındaki operasyonel süreçleri daha etkin hale getirirken diğer taraftan hizmetleri hasta merkezli hale getirerek maliyetleri azaltma, kaliteyi artırma ve çalışan verimliliğini yükseltme gibi avantajları da beraberinde getirir. Bu modelleri tanımaya başlayalım.
- PDCA (Plan-Do-Check-Act)
Yaygın olarak kullanılan bir model olarak bilinmektedir. Deming Döngüsü olarak da bilinir. Bu model hizmet kalitesini artırmak, operasyonel süreçleri optimize etmek ve bulunan hataları minimize etmek için kullanılan bir iyileştirme sürecidir.
PDCA, 4 temel aşamadan oluşmaktadır.
1.Plan Aşaması
Bu aşamada, iyileştirilmesi gereken bir süreci ya da sorunu belirleme ve çözüm önerileri oluşturma adımları uygulanır. Özellikle sağlık sektöründe birden fazla sorun ile karşılaşmak mümkündür. Bu aşamada şunlar yapılır:
- Problemler tanımlanır (örneğin, randevu sistemindeki yoğunluk)
- Veriler toplanır ve analiz edilir (sistemdeki yoğunluğun ortaya çıkış sebepleri)
- İyileştirme hedefleri belirlenir (sistem yoğunluğunu hafifletmek)
- Çözüm stratejileri geliştirilir (daha çok hekim ile çalışmak vb.)
2.Uygulama Aşaması
Uygulama aşamasında, belirlenen planlar ve stratejiler doğrultusunda pilot uygulamalar ya da küçük çaplı denemeler yapılır. Bu süreçte;
- Sağlık kuruluşlarında yeni süreçlerin veya yöntemler test edilir.
- Çalışanlar sürece dahil edilir ve gerekli eğitimler verilir.
- Uygulama esnasında veriler toplanır ve süreçler izlenir.
3.Kontrol Aşaması
Kontrol sürecinde uygulamaların etkileri değerlendirilir ve eksikler belirlenir.
- Elde edilen veriler, bir önceki durumlarla karşılaştırılır.
- Hedeflere ne kadar yaklaşıldığı ve ulaşıldığı analiz edilir.
- Hastalardan ve sağlık personellerinden geri dönüşler alınır.
- Hedeflenen iyileştirmelerin sağlanıp sağlanmadığı durumuna bakılır.
4.Önlem Alma Aşaması
Önlem alma aşaması, son aşamadır. Buradaki başarılı sonuçlar kurumun tüm kademelerine ulaşır. Eksiklikler bulunursa bunlar için döngü yeniden başlar ve bu şekilde amaçlara ulaşılana kadar süreç devam eder.
- Uygulama başarılı ise sistem kalıcı hale getirilir.
- Hedeflenen iyileşmeye ulaşılamamışsa, planlar yeniden gözden geçirilir ve döngü yeniden başlar.
- Yeni süreçler standart hale getirilerek rehberler ve prosedürler oluşturulur.
Bu döngü sağlık kurumlarında;
- Hastaların bekleme süresini azaltmak,
- Ameliyat sonrası komplikasyon oranlarını düşürmek,
- Hastane enfeksiyonlarını azaltmak,
- Tıbbi cihaz ve ilaç kullanım süreçlerini iyileştirmek,
- Çalışan performansını ve hasta memnuniyetini artırmak,
- Acil servis ve bakım süreçlerini hızlandırmak,
- Randevu sürelerini kısaltmak vb. gibi birçok alanda kullanılmaktadır.
PDCA döngüsünün sağladığı faydalar bulunmaktadır. Bu faydalar:
- Hataların önlenmesini ve sunulan hizmetin kaliteli hale gelmesini sağlar.
- Hasta güvenliğini tehdit eden risk unsurlarını azaltır.
- İş akışlarını optimize ederek sınırlı kaynaklardan ve zamandan tasarruf eder.
- Klinik hataları tespit ederek seri çözüm önerileri sunar.
- Çalışanları iyileştirme sürecine dahil ederek tüm süreçleri güçlendirir.
2.Six Sigma
Six Sigma modeli; sağlık kurumlarında süreçlerin iyileştirilmesi, hataların en aza indirilmesi ve hasta güvenliğini artırma amacıyla kullanılan veri odaklı bir modeldir. Bu model, hizmet kalitesini artırmak ve hata oranlarını milyonda 3,4’e kadar düşürmek için istatistiksel analizleri kullanır.
Bu modelin sağlık sektöründeki amacı ise; hata ve komplikasyonların oranını azaltmak, hasta güvenliğini artırmak, maliyetleri düşürmek, hizmet süreçlerini optimize etmek ve hasta memnuniyetini artırmaktır.
Six Sigma, DMAIC ve DMADV olarak 2 temel metodolojiye dayanmaktadır:
DMAIC (Mevcut Süreçleri İyileştirme)
Sağlık kurumunda kullanılan bir süreç mevcutsa ve daha verimli hale getirilmesi gerekiyorsa bu yöntem kullanılır. 5 adet aşaması vardır. Bu aşamalar:
A.1- Tanımla (Define): Sorunlar belirlenir ve iyileştirme için hedefler oluşturulur.
A.2- Ölç (Measure): Mevcut süreçler ve veriler ölçülür, veriler toplanır.
A.3- Analiz Et (Analyze): Süreçteki hatalar ve iyileştirme alanları belirlenir, veriler analiz edilir.
A.4- İyileştir (Improve): Yeni stratejiler geliştirilir ve geliştirilen stratejiler uygulanır.
A.5- Kontrol Et (Control): Yeni süreçlerin sürdürülebilir olması sağlanır.
DMADV (Yeni Süreç Tasarlama)
Sağlık kurumunda yeni bir süreç tasarlanacaksa bu yöntem kullanılır. 5 aşamadan oluşur. Bu aşamalar;
B.1- Tanımlama (Define): Yeni bir sürecin amacı belirlenir.
B.2- Ölç (Measure): Mevcut süreçler analiz edilir ve gereksinimler belirlenir.
B.3- Analiz Et (Analyze): Alternatif çözümler değerlendirilir.
B.4- Tasarla (Desing): Yeni süreçler oluşturulur ve test edilir.
B.5- Doğrula (Verify): Yeni sistem tamamen uygulanır ve sonuçlar kontrol edilir.
Six Sigma modeli kullanım alanları arasında;
- Hastane enfeksiyonlarını düşürmek için süreçleri analiz etme,
- Ameliyat öncesi ve sonrası süreçleri optimize etme,
- Hasta memnuniyetini ölçme ve iyileştirme,
- Tıbbi hata oranlarını azaltma,
- Personel ve kaynakları yönetme bulunur.
Six Sigma modelinin sağladığı faydalar;
- Hizmet kalitesini artırarak hasta memnuniyetini sağlar.
- Hataları ve riskleri minimum seviyeye indirir.
- Gereksiz masrafları önleyerek maliyetleri düşürür.
- Personel yükünü optimize ederek verimliliği artırır.
3.Kaizen
Küçük küçük ve sürekli iyileştirmeler yaparak kaliteyi ve verimliliği artırmayı amaçlayan bir tür Japon modelidir. Çalışanlar tüm süreçlere dahil edilmelidir. İyileştirme çalışmaları her dakika devam eder. Bundan dolayı maliyetler minimum düzeyde tutulmuş olur. En alt kademeden en üst kademeye kadar tüm çalışanlar bu iyileştirme çalışmalarına katılarak destek sağlar. Tüm kademelerde iyileştirme olduğundan dolayı zamandan ve kaynaklardan tasarruf edilmiş olur.
4.Lean Sağlık (Yalın Yönetim Modeli)
İsrafı ve gereksiz süreçleri ortadan kaldırarak daha verimli hizmet sunmayı hedefler. Hastanelerde bekleme sürelerini azaltmak ve hasta bakım süreçlerini iyileştirmek için yaygın kullanılan bir modeldir.
5.Baldrige Mükemmellik Modeli
Sağlık kuruluşlarının kalite yönetimi süreçlerini iyileştirmek için kullanılan bir modeldir. Liderlik, stratejik planlama, hastalık odaklılık ve performans yönetimi gibi alanlara odaklanır.
- PERFORMANS YÖNETİMİ
Sağlık kurumlarında performans yönetimi, çalışanların ve kurumların verimliliğini artırmak, sağlık hizmetlerinde kaliteyi yükseltmek ve hasta güvenliğini sağlamak için uygulanan sistematik bir süreçtir.
Temel Performans Göstergeleri
- Hasta Memnuniyet Oranı: Sağlık personellerinin hastalara sundukları hizmetler ne kadar kaliteli olursa, hastaların memnuniyetleri o kadar yüksek olacaktır.
- Bekleme Süreleri: Bekleme sürelerinin uzunluğu hastalar için zorlu bir süreçtir. Bekleme süreleri ne kadar yüksek olursa memnuniyetsizlik ile performans kalitesi doğru orantılı olarak azalır.
- Hata Oranları: Sağlık kurumlarında yapılan hataların oranları arttıkça hem finansal sürdürülebilirlik hem de hasta memnuniyeti aynı doğrultuda azalmaktadır.
- Çalışan Verimliliği: Çalışanların verimli çalışması sonucunda hem zaman hem de kaynak israfı azalmaktadır. Bundan dolayı sağlık kurumunun performansı artmaktadır.
- Yatak Doluluk Oranları: Yatak doluluk oranları ne kadar yüksek olursa hem hastaların hem de sağlık kurumunun performansı ve memnuniyeti düşecektir. Yüksek doluluk oranları daha fazla maliyete yol açar.
Performans Değerlendirme Sistemleri
- BSC (Dengelenmiş Karne): Finansal, müşteri, iç süreçler ve öğrenme-gelişim perspektifleriyle performansı değerlendirir. Stratejik yönetimi ve performans değerlendirmesini daha etkin hale getirmek için kullanılan bir modeldir. Model, finansal performansın yanı sıra hasta memnuniyeti, iç süreçlerin verimliliği ve çalışan gelişimi gibi önemli faktörleri dengeli bir şekilde ele alır. Bu sistem sayesinde stratejik yönetimler kolaylaşır, dengeli bir şekilde performans ölçülür, hasta odaklı yönetimi teşvik eder ve çalışanların gelişimini destekler.
- Hedef ve Yetkinlik Bazlı Değerlendirme: Bu değerlendirme, çalışan performansını ölçmek ve geliştirmek amacıyla kullanılan modern bir performans yönetim sistemidir. Bu yaklaşımda, sağlık çalışanlarının kurumsal hedeflere katkısı ve bireysel yetkinlikleri belirli kriterlere göre değerlendirilir. 3 temel değerlendirme yöntemi bulunur. Bu yöntemler ise:
- Hedef Bazlı Değerlendirme: Sağlık kurumlarının stratejik amaçlarını gerçekleştirmek için çalışanlarına belirli hedefler koyması ve bu hedeflerin aşarı düzeyini ölçmesi esasına dayanır. Hedefler özel, ölçülebilir, ulaşılabilir, hedeflere uyumlu ve zamanla sınırlı olmalıdır.
- Yetkinlik Bazlı Değerlendirme: Çalışanların bilgi, beceri ve davranışlarını ölçerek sağlık hizmetlerinin kalitesini artırmayı hedefler. Yetkinlikler genelde tıbbi, bilişsel, iletişim ve iş birliği, liderlik, etik ve mesleki yetkinlikler olarak kategorize edilir
Hedef ve Yetkinlik Bazlı Değerlendirmenin Sağlık Kurumlarına Katkıları
- Hasta memnuniyetini artırır.
- Sağlık çalışanlarının performansını destekler.
- Hizmet kalitesini güvence altına alır.
- Personel motivasyonunu artırır.
- Stratejik yönetimi güçlendirir.
- Ödüllendirme ve Geri Bildirim
Başarılı çalışanları ödüllendirmek ve düzenli geri bildirim mekanizmalarını oluşturmak, performans yönetiminin önemli bir parçasıdır. Çalışanların motivasyonunu artırır ve performanslarını yükseltir.
Fatih İlyas Çam
Hacettepe Üniversitesi Sağlık Yönetimi Bölümü
4. Sınıf Temsilcisi
Sağlık Yönetimi Departmanı Blog Yazarları Yöneticisi
